事務作業で必要な知識
知っていて当たり前と思われることやこれから事務仕事を行うにおいて知っておいたほうが役立つと思われることを紹介していきます。
知りたいこと等があれば、ご質問ください。
大容量ファイルの送付方法
大容量ファイルとは何か？
基本、メールにて送付可能な容量は１０MB（メガバイト）ほどです。
１０MB（メガバイト）以上でもそう不可能な時もありますが、パソコンの互換性や相手のパソコンにより絶対そう不可能とは言えないものです。
添付書類の容量について
エクセル（Excel）やワード（Word）ぐらいでしたら、１MB（メガバイト）以下のため、送付ができないということはありませんが、たまに画像を貼り付けたりしていると容量が重くなりあっという間にMB（メガバイト）を超えることがありますので注意が必要です。
他にも、携帯等で撮影した画像は元から画質を下げている場合は問題ありませんが、容量を下げないと１枚の写真で２MB（メガバイト）前後とのことがあります。
大量に写真を送りたいときは送れない場合がありますのでここも注意してください。
しかし、それを気にするのは、自分のメールから相手のメールに写真等のデータを送付する場合です。
大容量ファイルについて
大容量ファイル送信サイトを使用することにより、気にせず送付することが可能な場合あります。
しかし、相手のパソコンがウィルス対策等により受信できない可能性がありますので、事前に確認が必要です。
大容量ファイル送信ソフトは、何個かありますので、紹介させて戴きます。
会社独自だったりとありますが、登録なしで使用可能だったり、登録しても簡単に使用可能なものを紹介させて頂きます。
- データ便
プランが３つあります。
①ライトプラン（会員登録無しの無料）
※１回につき５００MB（メガバイト）の３日間保管
②フリープラン（会員登録有りの無料）
※１回につき１０GB（ギガバイト）の３日間保管
③ビジネスプラン（会員登録有りの有料）
※１回につき無制限で３０日保管
私のオススメは②の会員登録有りの無料プランになります。
用途に合わせてご使用頂ければ便利だと思います。
- File Post (ファイルポスト)
会員登録不要で合計３GB（ギガバイト）の７日間保管
基本、データ便で問題ないと思いますが、たまに受け取りできないという方がいるので、データ便以外の方法も覚えていた方が役立つと思います。
営業方法
ネット社会において、現在必要な情報はネットから得る方が大多数だと思います。
知識がなくても簡単に作成できたり登録できるものが多数あり、一つでも検索に当たると調べてみようや連絡しようとする方が多いです。
種類
- ホームページ
- LINE（ライン）
- Instagram（インスタグラム）
- Facebook（フェイスブック）
- グーグル広告
- YouTube（ユーチューブ）
１つだけあげてもネットで検索できるできないで営業方法に変化があります。
基本、どれも無料で登録からできます。
特にお勧めは、無料でもいいのでホームページを作成することです。
最初から有料でかっちりばっちりしたのは必要ありません。
初めからきちんとしたのを作ってしまうと格式が上がり最初からクオリティーの高いものを求められます。
それ相応の対応がきちんとできるのならいいと思います。
しかし、相手が実際に求めているものは打ち合わせ等をしながら、すり合わせをして確かめて行かないとわからない部分があります。
実際とのギャップの広がりを抑えるために無料からがお勧めです。
まずは、ホームページに会社名、住所、電話番号、メールアドレスなどがあるだけでも大丈夫です。
それだけで人は、意外に安心するものです。
プラスして、営業時間等を記載しておくのもお勧めです。
それは、時間外に連絡をする方もいますが、ホームページに記載しておくだけで相手は理解を示してくれます。
不必要な営業メールが増えますが、実際に必要と思う方は、直接電話で連絡をくれる方が多いです。
ホームページ作成
ホームページを作成するには、外注に頼まないと作成できないと勘違いしている方はいませんか？
誰でも、無料で作成することは可能です。
基本、テンプレートがありそこを打ち替えるのみです。
お勧めするのは、「JIMDO（ジンドゥー）」です。
初めて使用し、作成したら何時間もかからず簡単に作成できたからです。
JIMDO（ジンドゥー）
URLは、JIMDO（ジンドゥー）と記載されてしまいますが、有料にすればそれは解消できるので最初は、無料で問題ないかと思います。
というよりは、URLを気にする方は少ないです。